Presentación de las cuentas anuales en el registro mercantil, ejercicio 2010

Presentación de las cuentas anuales en el Registro mercantil

A diferencia de años anteriores, este año los cambios producidos con referencia al depósito de cuentas anuales en el registro mercantil radican en la forma, modificando así los modelos para adecuarlos a la nueva normativa contable y legal.

De esta forma podemos destacar la aprobación de los nuevos modelos que incorporan los cambios de naturaleza contable por el Real Decreto 1159/2010, de 17 de septiembre, por el que se aprueban las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas y se modifica el Plan General de Contabilidad aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre y el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas aprobado por Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre. Otro cambio a resaltar es que se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada Comunidad Autónoma de los modelos, de forma que podremos encontrarlos en catalán, euskera, gallego y valenciano, ademásde en castellano.

¿Quiénes están obligados a presentar las cuentas anuales?
Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualquier otra empresa que en virtud de la ley vigente estén obligadas a dar publicidad a sus cuentas anuales. Además, esta obligación también alcanza a las sociedades extranjeras que tengan abierta sucursal en territorio español.

¿Qué información debemos presentar al Registro Mercantil?
Deberemos presentar en el Registro Mercantil de la provincia en la que radique el domicilio social de la empresa en cuestión:
a) Instancia de presentación de las cuentas.
b) Hoja de datos generales de identificación.
c) Declaración medioambiental.
d) Modelo de autocartera.
e) Las cuentas anuales:
– Balance.
– Cuenta de pérdidas y ganancias.
– Estado de cambios en el patrimonio neto.
– Estado de flujos de efectivo (solo obligatorio para empresas que cumplimentan el modelo normal de balance).
– Memoria.

f) Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados.
g) Informe de gestión (solo para empresas que cumplimentan el modelo normal de balance).
h) Informe de auditoria, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase.
i) Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.

¿Qué modelo debo utilizar?
Primero aclarar que existen 3 modelos: normal, abreviado y pymes. Más adelante explicamos las modificaciones que se han producido con respecto al año anterior.

Para aplicar un modelo u otro la normativa vigente establece las condiciones de utilización de los modelos de cuentas anuales normales, abreviadas y de PYMES, con indicación separada de dichas condiciones para el Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el patrimonio neto y Memoria.

Criterios para la utilización de los distintos modelos del Registro Mercantil

Modelo Pymes Modelo Abreviado Modelo Normal
Balance y ECPN Cuenta de Pérdidas y Ganancias
Total activo < 2.850.000 € < 2.850.000 € < 11.400.000 € Resto
Importe neto de la cifra de negocios < 5.700.000 € < 5.700.000 € < 22.800.000 € Resto
Promedio de trabajadores < 50 < 50 < 250 Resto

En el ejercicio social de su constitución, transformación o fusión, las sociedades podrán formular cuentas anuales según el modelo de PYMES o el modelo abreviado si reúnen, al cierre del ejercicio, al menos, dos de las tres circunstancias expresadas en el cuadro anterior.

Para aplicar un modelo u otro se debe cumplir dos de las tres condiciones expuestas en la tabla. Además debemos tener en cuenta que algunos sectores están obligados a presentar un modelo en específico según las disposiciones dictadas por el Banco de España o por la Comisión Nacional del Mercado de Valores. Por último, las sociedades cuyos valores estén admitidos en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea deberán hacer uso del modelo normal, no pudiendo utilizar cualquier otro modelo.

¿Qué cambios se han producido en estos modelos?
Con el fin de homogeneizar las hojas de datos generales de identificación de los modelos de cuentas individuales y consolidadas, se incorporan en estas la información relativa al empleo en sus detalles por tipo de contrato y sexo, y del empleo de personas con discapacidad.

Asimismo es necesario añadir a la Memoria un nuevo apartado “Información sobre derechos de emisión de gases de efecto invernadero” en los tres modelos de presentación de cuentas anuales (normal, abreviado y pyme). Se normaliza este apartado ya que en su anterior versión dejaban constancia del mismo pero no se normalizaba.

Todos los modelos han incorporado la ley 15/2010 de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, estableciendo medidas contra la morosidad en las operaciones comerciales, añadiendo en la Memoria de las cuentas anuales de la empresa la información sobre los aplazamientos de pago efectuados a proveedores, existiendo ligeras diferencias entre  la información a aportar según el modelo.

Aportando la siguiente información para el modelo normal:
- Importe total de pagos realizados a los proveedores en el ejercicio, distinguiendo los que hayan excedido los límites legales de aplazamiento.
- Plazo medio ponderado excedido de pagos.
- Importe del saldo pendiente de pago a proveedores, que al cierre del ejercicio acumule un aplazamiento superior al plazo legal de pago.
- Esta información deberá suministrarse en el siguiente cuadro:

Pagos realizados y pendientes de pago en la fecha de cierre del balance
N (ejercicio actual) N-1 (ejercicio anterior)
Importe % * Importe % *
Dentro del plazo máximo legal **
Resto
Total pagos del ejercicio 100 100
PMPE (días) de pagos
Aplazamientos que a la fecha de cierre sobrepasan el plazo máximo legal

* Porcentaje sobre el total.
** El plazo máximo legal de pago será, en cada caso, el que corresponda en función de la naturaleza del bien o servicio recibido por la empresa de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

Para el modelo abreviado y pymes:
- Importe total de pagos realizados a los proveedores en el ejercicio, distinguiendo los que hayan excedido los límites legales de aplazamiento.
- Importe del saldo pendiente de pago a proveedores, que al cierre del ejercicio acumule un aplazamiento superior al plazo legal de pago.
- Esta información deberá suministrarse en el siguiente cuadro:

Pagos realizados y pendientes de pago en la fecha de cierre del balance
N (ejercicio actual) N-1 (ejercicio anterior)
Importe % * Importe % *
Dentro del plazo máximo legal **
Resto
Total pagos del ejercicio 100 100
Aplazamientos que a la fecha de cierre sobrepasan el plazo máximo legal

Documentación contable a presentar en función del modelo utilizado

Modelo Pymes Modelo Abreviado Modelo Normal
- Balance 

- Pérdidas y ganancias

- Estado cambios patrimonio neto (sin el apartado de ingresos y gastos reconocidos en el ejercicio)

- Memoria

- Balance 

- Pérdidas y ganancias

- Estado cambios patrimonio neto

- Memoria

- Balance 

- Pérdidas y ganancias

- Estado cambios patrimonio neto

- Estado de flujos de efectivo

- Memoria

Otros documentos que acompañan a la documentación contable

- Instancia firmada por el solicitante.
- Hoja de datos generales de identificación.
- Certificación, con firma legitimada, expedida por la persona facultada para ello, notaria, del acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado.
-  Informe de auditoría, se acompañará de un certificado acreditativo de que las cuentas presentadas se corresponden con las auditadas. Sólo se presentará cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si los socios solicitaran la auditoria de la empresa
- Informe de gestión, sólo lo deben de presentar las empresas que realicen el depósito de las cuentas anuales en su versión normal.
- Informe medioambiental, todas las empresas.
- Declaración de acciones/participaciones propias

Las cuentas anuales deberán estar firmadas por todos los administradores o, en otro caso, expresar la causa que imposibilita el cumplimiento de este requisito.

Si se trata de grupos de sociedades, según lo establecido en los artículos 42 – 49 del Código de Comercio,  la sociedad dominante  esta obligada a formular las cuentas anuales y el informe de gestión consolidados, cuando participando en el capital de otra sociedad, se encuentre en relación con ésta en alguno de los supuestos siguientes:

“• Ser titular de la mayoría de los derechos de voto, ya directamente o a través del oportuno acuerdo de sindicación.
• Poder nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del órgano de administración.
• Haber nombrado exclusivamente con sus votos la mayoría de los miembros del órgano de administración en el ejercicio que se deban de formular las cuentas consolidadas y los dos ejercicios anteriores inmediatos, salvo que los nombrados lo sean de una sociedad vinculada a otra que posea la mayoría de los derechos de voto o pueda nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del órgano de administración.”

¿Dónde se han de presentar las cuentas anuales?
Las cuentas anuales se presentarán para su depósito en el Registro Mercantil competente en razón al domicilio de la sociedad.

¿Qué hace el Registro Mercantil con mis cuentas anuales?
Una vez presentadas las cuentas anuales en los modelos oficiales aprobados al efecto, en caso de que en ellas se detecte algún error el registro nos lo comunicará mediante escrito pudiendo la empresa presentar recurso. En caso de que la calificación sea favorable el registrador procederá al registro de nuestras cuentas anuales siendo remitidas al registro mercantil central para su publicación el BORME – Boletín Oficial del Registro Mercantil de España- indicando si se han presentado en tiempo y forma.

¿Qué sucede si no son presentadas?
Cada año, en enero, los registradores mercantiles remiten a la Dirección General de Registros y del Notariado quién a su vez lo comunica al Ministerio de Economía y Hacienda una relación de las sociedades que no han presentado las cuentas anuales.

La sanción por no cumplir con la obligación de presentación acarrea una sanción situada entre los 1.202 € y los 60.000 €, imposibilitando la inscripción en el registro de documento alguno, salvo los relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales y liquidadores, revocación de poderes o renuncia de apoderados, escrituras de disolución y nombramiento de liquidadores y cualquier otro asiento que ordene la Autoridad judicial o administrativa. Cuando la sociedad o el grupo de sociedades tengan un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros. Cabe señalar que estas infracciones prescriben a los tres años.

En la práctica
Puesto que la gran mayoría de las empresas de nuestro país son pequeñas y medianas empresas lo más habitual es que presenten cuentas anuales abreviadas, pudiéndolo hacer de tres maneras diferentes:

  1. Telemáticamente,  para ello se ha de ser usuario abonando del Colegio de Registradores y disponer de un certificado digital reconocido, entre otros el emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (CERES) o el DNI electrónico que emite la Dirección General de la Policía. En este caso para la generación de los ficheros pertinentes podemos utilizar el programa ND2 (v. PGC 2007) – Enlace de descarga desde el sitio web del Registro Mercantil de Alicante aplicación informática que podemos descargar gratuitamente desde el sitio web de los registros mercantiles provinciales.
  2. Personalmente, en este caso puede optar por la presentación en papel, documentos impresos, o en soporte magnético en un CD.
    En el caso de la presentación en soporte digital puede utilizar el programa mencionado anteriormente pero recuerde que además de la instancia ha de generar, imprimir y firmar la huella digital correspondiente a los ficheros que componen las cuentas anuales de su empresa. Esta huella garantiza que los ficheros presentados se corresponden con los señalados en la huella.
    Si lo que desea es la presentación impresa puede también utilizar los modelos editables que ha elaborado el Ministerio de Justicia, (los enlaces se abren en una nueva ventana):
    - Modelo Abreviado
    - Modelo Normal
    - Modelo Pymes
  3. Por correo, en este caso una vez elaborados todos los documentos pertinentes los podemos remitir al registro mercantil de la provincia mediante correo certificado haciendo constar en la instancia la fecha de certificación del Servicio de Correos.

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